Помощник руководителя Административный блок: • прием и распределение входящих звонков, прием и отправка факсов • помощь в организации совещаний (подготовка материалов по запросу, заказ пропусков на машину, оповещение водителя о маршруте, встреча гостей); • документационное обеспечение деятельности руководителя (получение необходимых разрешений, оформление и продление срока действия паспортов. Travel блок: • организация командировок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, транспорта, решение вопросов по поездке удаленно, при необходимости); • подготовка авансовых отчетов по командировке; • покупка авиа билетов, ж.д. билетов, работа с бонусными программами авиа компаний; • отслеживание бонусных программ, работа напрямую с поставщиками; • визовая поддержка при необходимости (руководитель и его семья). Личные поручения: • бронирование столиков в ресторанах; • подготовка, покупка подарков партнерам к праздникам; • выполнение отдельных поручений руководителя; • подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя • контроль оплаты счетов; • доставка цветов, подарков в Москве и по России; • поддержание конфиденциальности и соблюдение этических норм. Жизнеобеспечение приемной: • подача чая/кофе, закусок; • покупка полного комплекта продуктов, закусок и хозяйственных средств для приемной; • обслуживание кофе-машины (чистка, решение вопросов по обслуживанию); • подача и покупка обедов для генерального директора; • обеспечение рабочего стола руководителя необходимыми принадлежностями (канцтовары и т.п.). |