Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя. Ответ на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации руководителю, организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Составление писем, запросов, других документов. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. Организация и прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиницы. Выполнение отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. Обеспечение подготовки и организации работы офиса: организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим). Контроль чистоты и порядка в офисе после уборки помещения уборщицей. Организация и обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Обеспечение и запас всех расходных материалов на 2 недели. Обеспечение запаса картриджей для принтеров и других расходных материалов для оргтехники на 1 месяц. Организация архива компании и осуществляет поиск документов в нем. Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Организация встреч, прием и необходимое обслуживание гостей, клиентов, партнеров. Ведение делопроизводства (оформление, регистрация, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса. Ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), деловой переписки, рассылка необходимых материалов. Осуществление инвентаризации хозяйства офиса. Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей, составление номенклатуру дел. |